Négociations d'achat

Le mot "négociation" a deux sens en matière d'achats –particulièrement dans la littérature anglo-saxonne :


il désigne la part de discussions qui interviennent entre un acheteur et un soumissionnaire à l'issue d'une procédure d'appel d'offres, restreint ou ouvert, pour formaliser un accord écrit recouvrant l'ensemble des aspects qui n'ont pu être complètement déterminés par le dossier d'appel d'offre et les réponses du soumissionnaire.


il peut aussi désigner une procédure complète hors appel d'offres de choix d'un fournisseur et de fixation de ses conditions y compris bien entendu les plus importantes, les conditions financières. On parle alors en France de procédure "de gré à gré" en référence à la réglementation des administrations publiques.


Une troisième forme intermédiaire de négociation intervient lorsqu'un premier appel d'offres n'a pas apporté des résultats satisfaisants en ce qui concerne le prix : l'acheteur soupçonne que les conditions normales de la concurrence ne sont pas réunies :


il n'y a pas au moins deux réponses qualifiées,
le marché est dans une conjoncture particulièrement favorable aux vendeurs,
les réponses des soumissionnaires sont différentes et laissent planer des ambiguïtés,
on soupçonne qu'il pourrait y avoir une certaine collusion entre les vendeurs.

Dans tous ces cas, il y a une rencontre entre un ou plusieurs représentants de chacune des entreprises pour discuter tout ou partie des conditions de l'achat et de la sous-traitance. Bien entendu les intérêts des deux parties sont le plus souvent contradictoires ne serait ce que sur le prix. La négociation est une méthode coûteuse pour parvenir à un accord : elle demande souvent beaucoup de temps et certaines entreprises nord américaines, par exemple, n'engagent pas de négociations en dessous de 50.000 $.

Il n'est pas question ici de présenter l'art et les méthodes de négociation. La négociation présente d'ailleurs deux aspects :


Les méthodes rationnelles :
préparation méthodique de la négociation avec par exemple :
Lister les objectifs à atteindre : prix-cibles, délais, caractéristiques techniques, conditions logistiques, etc. et les équivalents acceptables.
Recueillir toutes les données disponibles sur les coûts, le marché, la position du fournisseur, ses clients, sa situation financière, son carnet de commandes, etc.
Quelle est l'importance de ce contrat pour le fournisseur? Est-il pressé d'aboutir?
Quels seront ses arguments? Que peut-on leur opposer?
Quels sont les points sur lesquels on peut céder? A quelles conditions?
Etc.


méthode du "prix cible" (target pricing) consistant à déduire le prix d'un composant du prix déterminé par le marketing pour le produit fini après déduction de la marge prévue et des prévisions sur les autres composantes du prix ; le rôle du service achat est alors d'obtenir le produit défini à un prix égal ou inférieur au prix cible ;


analyse contradictoire des coûts (cost-price analysis)


rédaction progressive d'un document formalisant de façon précise les points d'accord obtenus et les questions à résoudre (particulièrement lorsqu'elles dépassent la compétence des négociateurs).



Les méthodes psychologiques : elles sont de toute sorte et font les beaux jours de certains séminaires d'acheteurs. Elle sont assez proches des méthodes de vente et font appel à un arsenal de recettes soit très empiriques, soit empruntées à des approches psychologiques plus ou moins sérieuses. En voici à titre anecdotique, quelques exemples empruntés à la littérature spécialisée :


S'asseoir sur un siège plus haut que son interlocuteur pour le mettre en position d'infériorité!
Demander plus pour pouvoir faire des concessions (c'est le B A BA!).
Faire des concessions juste avant d'aborder un point sur lequel on souhaite que l'autre partie fasse des concessions.
Ecouter plutôt que parler pour obliger son interlocuteur à parler et ainsi à donner de l'information.
Ne donner soi-même aucune information qu'on ne l'ait décidé à l'avance.
Utiliser tactiquement ce que les américains appellent l' "eye-contact" (regarder dans les yeux) pour poursuivre la négociation et cesser pour l' interrompre.
Modifier sa façon de parler en fonction de l'étape de la négociation.
Répartir les rôles de la négociation entre deux ou plusieurs intervenants : le "gentil" et le "féroce" !
Dès qu'on parvient à un accord, soulever une nouvelle difficulté pour obtenir plus.
Confier à l'un des participants un rôle d'observateur pour analyser les motivations des négociateurs adverses et piloter la négociation selon un ou plusieurs scénarios prévus à l'avance.
Etc.



Les négociateurs nord américains plus portés que leurs homologues européens sur la formalisation de ces pratiques ont également établi la liste des pratiques contraires à la déontologie de l'achat :


recevoir un appel téléphonique significatif orienté en présence du représentant du vendeur, laisser voir des propositions d'autres concurrents réels ou fictifs,
faire état de quantités différentes des quantités réellement nécessaires,
etc.
Tous ces aspects psychologiques de la négociation ne sont cités ici que pour rappeler que le métier de la négociation ne s'improvise pas. Il demande bien entendu des dons et une préparation sérieuse. Il s'apprend par expérience. Un ingénieur compétent n'est pas ipso facto un bon négociateur et il doit s'attendre à se trouver en face de vendeurs qui ont eux une grande expérience en ce domaine.

La passation du contrat peut prendre des formes très différentes selon la nature du lien juridique à créer, ses modalités et son importance financière et stratégique pour l'entreprise :
Simple bon de commande assorti de clauses pré-imprimées et éventuellement de références à des documents standards comme les "clauses et conditions générales" des administrations ou "le cahier des charges logistique" (voir infra).
Véritable convention dont les différentes clauses auront été négociées point par point.