Souplesse et évolutivité sont des éléments cruciaux du système de gestion intégré

Les lignes qui suivent relatent les étapes suivies par Normandin, en collaboration avec ESI ACTION, afin d'assurer un regroupement technologique réussi de ses opérations.

Dans le secteur du camionnage, les entreprises souhaitant mettre à profit les technologies de l'information pour optimiser leurs opérations doivent pouvoir compter sur des produits souples et qui s'adaptent à l'évolutivité de leurs affaires.

Normandin Transit l'a bien compris. Dixième transporteur routier au Québec en termes de volume, il exploite une flotte de plus de 200 camions et traite plusieurs milliers de commandes par semaine. Normandin a fait de son système de gestion intégré son outil de travail au jour le jour et s'en sert pour tout ce qui touche de près ou de loin à la comptabilité, mais également pour des tâches aussi diverses que la gestion des stocks, de la paie, des accidents et des commandes.

Le module personnalisé TRIP

Jusqu'en 2002, Normandin utilisait deux logiciels de gestion. Au début, ce double emploi ne causait pas de problèmes particuliers, mais au fur et à mesure que la flotte de l'entreprise grandissait, la situation s'est compliquée. La gestion des opérations étant devenue complexe, l'entreprise a dû avoir recours à un personnel plus nombreux, en raison de l'utilisation des deux logiciels qui ne pouvaient être interconnectés, ce qui rendait le partage d'informations impossible.

En 2002, Normandin a migré de l'environnement DOS à Windows, et l'entreprise a choisi de regrouper ses opérations sur un seul système, le logiciel ACTION d'ESI Technologies. Depuis, elle utilise la version Gestion des transports du logiciel dont la composante de base comprend principalement des fonctions de comptabilité. Parallèlement, elle met en oeuvre deux modules personnalisés, lesquels sont configurés par ESI en fonction des besoins de Normandin.

Le premier de ces modules a été appelé TRIP par le transporteur. De tous ceux qui ont été ajoutés à ACTION au fil des ans, il s'agit du plus important module quant au volume de transactions traitées. Plus de 50 employés s'en servent à temps plein pour effectuer des tâches essentielles à la bonne marche des affaires, par exemple préparer les commandes, élaborer les feuilles de route des chauffeurs, faire la facturation et gérer les réclamations et les documents de douane.

Parmi les tâches exécutées à l'aide de TRIP, la gestion des stocks et la répartition des commandes sont des opérations particulièrement délicates. L'entreprise assume l'expédition de milliers de palettes de marchandises par semaine et chargées dans plus de 200 camions. Elle utilise le module TRIP pour gérer les entrées et les sorties d'entrepôt de façon à répartir la marchandise reçue selon les endroits où elle est destinée.

Importance de l'évolutivité et du service

Les fonctions de TRIP ont fait l'objet d'une intégration progressive. Une période de rodage de quelques mois a d'abord été nécessaire au cours de laquelle des tests ont été effectués avant d'utiliser le module en mode production. Une fois son efficacité optimisée, TRIP a gagné peu à peu en volume et en importance. Récemment encore, on y a ajouté une fonction de gestion des avances de fonds faites aux chauffeurs. On a dû y inclure également la gestion des nouveaux documents pré-autorisés exigés par les douaniers américains – les PAPS. Le personnel administratif a réalisé qu'il était plus efficace de le faire directement dans le système de gestion.

« Pour nous, la souplesse est une qualité essentielle d'un logiciel de gestion intégré » , indique Éric Clément, directeur de l'informatique. « Non seulement devons-nous être en mesure d'ajouter des modules et des fonctions au fur et à mesure que nos affaires évoluent, mais au besoin, nous devons aussi être capables d'apporter des changements à la configuration des fonctions existantes. »

« Dans ce contexte » , poursuit-il, « le service offert par le fournisseur devient très important, car nous faisons appel à lui pour configurer de nouveaux modules en fonction de nos besoins et pour résoudre rapidement les problèmes techniques qui peuvent survenir. Nous devons être en communication permanente avec les spécialistes d'ESI. De ce point de vue, un lien a été établi entre eux et le logiciel de gestion, permettant ainsi de faire du dépannage à distance. Par ailleurs, le logiciel génère des messages d'erreur clairs, ce qui nous facilite davantage la tâche techniquement parlant. »

Autres modules personnalisés

Le module de la paie permet de recueillir des informations telles que les heures travaillées, le kilométrage, les notes de frais, les destinations, etc. Ces données entrent dans la préparation des fichiers servant au transfert de fonds vers les comptes bancaires des employés.

Après 2002, ESI Technologies a travaillé sur deux autres ajouts majeurs : un module de gestion des accidents et un module appelé ROLODEX. Le premier est utilisé par trois employés du service de la sécurité de Normandin qui y consignent tous les renseignements liés à la sécurité : détails des accidents, y compris des photos, dossiers des chauffeurs, informations relatives aux plaintes, constats amiables, etc. Le second module, le ROLODEX, sert à conserver les coordonnées de l'ensemble des contacts de l'entreprise – clients, fournisseurs et partenaires. Les nouvelles coordonnées entrant dans un autre module sont automatiquement enregistrées dans ROLODEX.

Intégration étroite

Beaucoup d'autres liens du même type existent entre les modules. Par exemple, les renseignements consignés dans les feuilles de route de TRIP sont automatiquement versés au module de la paie. En outre, de nombreux modes de recherche ont été codés dans l'ensemble du système afin de faciliter et d'accélérer l'accès à l'information. Donnons un autre exemple : dans les cas où l'on ne dispose pas du numéro de commande d'un client, on pourra retrouver les informations voulues à l'aide de divers objets de recherche, comme le numéro de téléphone du client, la quantité de marchandises achetées ou l'adresse de la destination.

« Nous avons demandé à ESI de programmer le système de cette façon, car nous voulions être en mesure de trouver l'information aisément » , explique Éric Clément. « Comme nous traitons plusieurs milliers de commandes par semaine, ce qui génère une grande quantité de données, il est nécessaire que les chemins d'accès soient très ouverts » , poursuit-il.

Pareillement, des liens ont été établis entre le logiciel de gestion et des programmes externes. C'est le cas du système de communication par satellite, lequel est utilisé par Normandin pour échanger de l'information avec les chauffeurs lors de leurs déplacements et leur indiquer quelle marchandise ils devront transporter au retour. Les informations transmises à l'aide de ce système sont automatiquement intégrées au logiciel ACTION afin de compléter les informations de divers dossiers.

« Nous faisons appel à la technologie dans le but d'améliorer le service à la clientèle, un facteur très important dans le transport routier » , dit Éric Clément. « Nous avons donc besoin d'un système qui nous donne la possibilité d'exploiter l'information dont nous disposons de façon à offrir un service de première qualité et à maintenir notre caractère concurrentiel. » .

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Des génératrices qui contribuent à la protection de l'environnement

Depuis quelques années, des génératrices qui récupèrent les gaz de sites d'enfouissement et génèrent ainsi de l'électricité sont de plus en plus en demande, notamment en Ontario, où le prix de l'électricité est beaucoup plus élevé qu'au Québec. Quelques explications.

Par Elenka Alexandrov Todorov

Un nouveau phénomène a fait son apparition il y a quelques années, soit l'utilisation de génératrices qui récupèrent des gaz de sites d'enfouissement pour générer de l'électricité, « des génératrices spéciales » , les qualifie André Ruest, vice-président aux ventes pour Détroit Diesel, une compagnie spécialisée dans la fabrication de moteurs diesel pour les camions, et également de moteurs pour les bateaux. Voilà maintenant deux ans qu'elle s'est lancée sur le marché des génératrices au gaz.

Un des modèles conçus par Détroit Diesel est destiné au marché de l'électricité. « Il s'agit de génératrices qui utilisent non pas le diesel, mais bien le gaz, soit le propane, le naturel et même le biogaz » , explique-t-il. Par biogaz, il faut comprendre qu'il s'agit de substances traitées afin qu'elles génèrent de l'énergie.

« Nous travaillons sur ce projet avec notre compagnie sœur, Waterous Power System. Tout comme elle, nous faisons partie du groupe Wajax à 100 %. Waterous s'occupe de l'ouest du pays, soit du Manitoba jusqu'en Colombie-Britannique, alors que nous, nous gérons les projets de l'Est, soit en Ontario et dans les Maritimes » , explique M. Ruest. « Nous avons à ce sujet une entente avec General Electric qui se cherchait un distributeur » , poursuit-il.

Il faut savoir qu'en Ontario, contrairement au Québec, les coûts d'électricité sont très dispendieux. Soulignons que la Commission de l'énergie de l'Ontario annonçait récemment une hausse des tarifs qui oscillerait entre 3 % et 15 % selon les régions, et ce à compter du 1 er mai. Autre renseignement digne de mention : la consommation d'électricité est plus dispendieuse en période de pointe, soit vers l'heure du souper (17 heures), contrairement à 21 heures ou encore en après-midi.

Quelques explications : au Québec, Hydro Québec détient le monopole à titre de fournisseur d'électricité. En Ontario, il a y Hydro One, qui est une compagnie de la Couronne. Hydro One n'est toutefois pas l'unique fournisseur d'électricité de cette province. Il existe, toujours en Ontario, 93 entreprises de distribution d'électricité. « Par exemple, Oakville Ontario achète de l'électricité de Hydro One, et aussi de génératrices, électricité qu'elle revend ensuite aux consommateurs. Les génératrices représentent une « business » en pleine croissance en ce moment et pour les trois-quatre prochaines années » , explique M. Ruest.

Pour ses divers projets concernant ses génératrices, Détroit Diesel répond à des offres de fournisseurs. « Ce n'est pas que le désir n'est pas là, ce sont souvent les fonds qui manquent. Il faut savoir qu'il est question de machines qui peuvent coûter jusqu'à un million de dollars » , précise M. Ruest. « Le gros problème en Ontario, c'est que la province va manquer d'électricité pour répondre à la demande. Il y a actuellement 13 millions d'habitants dans cette province, et il faut savoir qu'il y a davantage de gens qui s'installent en Ontario qu'il y en a qui quittent. L'énergie nucléaire, je ne crois pas que ce sera la solution : trop polluant, donc le moins possible » , signale-t-il. Inutile de préciser que les groupes environnementaux tels que Greenpeace seraient dans ce cas les premiers à manifester contre cette alternative.

Fonctionnement des génératrices 

Le gaz présent sur un site d'enfouissement est pompé pour ensuite être filtré. Une fois dans la génératrice, il est brûlé par le moteur, lequel se trouve à l'intérieur d'un conteneur, afin de générer de l'électricité sur le réseau ou encore à l'interne. « Si on le brûle, cela cause des émanations, donc il est évident que nous essayons de le brûler dans la machine afin de générer de l'électricité » , explique M. Ruest.

Le moteur de la génératrice se trouve à l'intérieur du conteneur. La salle de contrôle, soit l'ordinateur de la génératrice, se trouve également à l'intérieur du conteneur. « C'est l'ordinateur qui contrôle la capacité des gaz. Actuellement, deux génératrices de ce type sont en train d'être installées à Halifax. Pour ce qui est de l'Ontario, cinq sont en train d'être installées, une est en opération à l'Hôpital Carleton, cinq ont été vendues dans la ville d'Ottawa, une a été vendue à Kingston, deux à Oakville, et nous avons également deux projets à Toronto » , signale M. Ruest.

Il faut également savoir qu'après 15-20 ans, il n'y a plus de gaz dans un centre ou sur un site d'enfouissement. Il est alors possible de déplacer les génératrices vers d'autres lieux similaires qui n'ont pas encore été exploités de cette façon.